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亞碩國際管理顧問公司資深顧問彭智彬

職場新鮮人要先學什麼? EMBA雜誌編輯部/文



 

Q:我們公司最近錄取了幾位畢業不久的職場新鮮人。他們很有熱情也很有衝勁,不過由於缺少工作經驗,在很多事情上都需要別人指導。然而,主管和公司同仁的時間有限,面對這麼多要教導的事務,有沒有什麼比較有效率的做法?職場新鮮人進到公司後,一定要先讓他們學會哪些事情?

 
A:遇到事情不會自己想辦法解決;交出的成果常和主管的期望有所落差……,談到職場新鮮人的領導課題,許多主管可能都感到十分苦惱。
 
千禧世代員工正漸漸成為職場上的主要戰力。和以前的時代相比,環境變動的速度加劇,在這個情境下長大的年輕人,具備了他們這個世代獨有的特質。因此,主管與員工之間的互相尊重,就顯得格外重要。
 
領導這些職場新鮮人時,主管應該改變以往的領導風格,以教練、提問的方式,協助他們成為獨當一面的專業工作者。然而,根據我的觀察,許多主管在訓練職場新鮮人時,容易陷入以下兩種迷思:一、太想當年;二、忘記當年。
 
「太想當年」的迷思指的是,有些主管總是將自己過往的經歷,套用在年輕員工身上。例如,他們可能會將「想當年,我們都是……,怎麼現在你們都……」的句子掛在嘴邊。但時代已經改變,以前部屬做不好便責罵的老方法,現在已經行不通了。
 
事實上,無論員工是否為職場新鮮人,若主管想要激勵部屬做好工作,傾聽、溝通,以及表達同理心,會是更好的做法。
 
主管帶領年輕世代的第二個迷思是「忘記當年」,也就是以現在的標準來看當年的自己,因此認為對方應該要做得更快更好。許多主管常納悶,為什麼年輕員工連這麼簡單的任務都做不到。但他們忘記自己以前還是新鮮人時,其實也不太會處理這些事情。因此,在訓練年輕員工時,主管應該為他們保留一些學習成長的時間。
 
新鮮人的三個基礎
 
若部屬沒辦法做好自己的工作,到頭來,主管往往需要花更多心力救火,增添更多工作壓力。想要避免這樣的情形一再上演,你必須盡快將他們培育成獨立的專業工作者。
 
除了必須學習各個功能部門所需要的職能,建議主管,不妨從以下三個面向著手,為年輕員工往後的工作狀況打下良好基礎:
 
1.培養工作態度
 
不管是哪個世代的員工,在職場上,比任何能力都重要的,就是擁有負責任的態度。然而,態度很難透過後天訓練來改變。因此,在培養職場新鮮人的態度時,主要可以分成以下兩個部份:
 
 ■面試前的篩選
 
最初招募員工時,主管就應該將態度當作考核的其中一項標準。有很多方法可以協助主管進行面試。例如,你可以用對方過去的行為,預測他們未來的行為。詢問新鮮人,過去上學或打工時,曾經遇過哪些困難的挑戰、什麼事情讓他們備感壓力,以及當時如何處理這些難題。
 
另一個常見的做法是情境測驗。你可以讓五、六個人一起參加面試,提供他們一個模擬情境,從旁觀察大家的做事態度和人格特質。例如,你可以告訴他們,企劃部門的同仁提供了一份研究資料,他們必須在兩小時內產出一個報告,最後向主管進行簡報。誰要當小組領導人,如何進行資料分析、要用什麼方法完成任務,都由應徵者自行決定。若想做的方案資源不夠充足,也要自己想辦法解決。
 
過程中,你可以看出哪些應徵者態度比較積極、哪些人的分析能力比較強、誰的人際溝通技巧比較厲害,或是誰比較強勢、誰比較溫和。這些資訊都有助於主管辨別合適的人選。
 
■進入公司後的不斷提醒
 
在新鮮人進入公司後,主管要不斷強調下列三件事情的重要性:一、永遠不要說「這不是我的事」;二、不要只是抱怨,要提出解決方法;三、除非真的生病,不然別隨便請病假。
 
隨意請病假這一項,是許多主管都曾遇到的問題。並不是說員工身體真的不舒服,還硬要對方來上班,而是有些人會因為心情不好就請病假。當事人可能覺得沒什麼,但這其實會造成部門同仁、主管,甚至公司很大的困擾。因此,主管應該要明確告訴部屬,隨意請假可能造成的影響。
 
這三件事聽起來很簡單,但背後代表的就是負責任的態度。雖然前面提到,後天訓練很難完全改變一個人的態度,不過藉由隨時提醒,主管可以強化新鮮人對工作態度應有的了解。


2.訓練解決問題的能力
 
年輕世代因為從小接觸社交媒體,習慣了快速、即時的反應與回饋。這樣的成長環境讓他們比較缺乏深層思考的能力,容易看到事情之後只想到向主管回報,而不會先嘗試自己解決問題。



本文未完,全文請見EMBA雜誌385期

 


(本文共1940字) 出處:EMBA雜誌385期 2018/9
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