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向網路公司看齊 EMBA雜誌編輯部

向網路公司看齊?聽起來像是過時的老題目,但這次要告訴你的是,公司要在內部分享知識,可以師法頂尖的網路公司做法。

許多公司砸大錢在資訊科技系統上,但是知識分享卻不見得成功,有些公司的資料庫不容易搜尋,有些公司的資料內容累贅過時,都讓員工對使用公司內部的知識分享網路卻步。

麥肯錫顧問公司的三名顧問,最近於史隆管理評論(Sloan Management Review)上指出,公司要解決這些問題,可以分別向Google、eBay及亞馬遜,學習他們在資料管理上的法寶,讓公司的知識更容易被找到和使用。

從Google 身上,公司可以學到尋找內容的法寶。Google廣受歡迎的一大原因在於,擁有簡單的搜尋入口,使用者不需要到不同的地方重複尋找,提升搜尋的效率。公司也應該整合所有的資料庫,供員工在完整統一的地方搜尋,一方面節省員工的時間,一方面讓他們沒有錯失需要的內容。許多公司將焦點放在改進搜尋的科技面上,卻忽略了背後的內容設計,資料需要有關鍵字、摘要、日期、作者等,這些準備會讓搜尋結果更佳。

從eBay身上,公司可以學到瀏覽內容的法寶。eBay 建立了具有彈性的分類方法,方便使用者瀏覽產品,從公司一開始只有少數的拍賣物品,到現在成千上萬筆的交易,eBay 的分類系統能夠隨著資訊量而成長。此外,eBay 在每個分類中,都有標準的內容形式,同樣也讓使用者更容易瀏覽產品。

許多公司則是組織知識的方法欠佳,內容隨意存放,而且沒有統一的形式,導致員工在尋找資料和分析結果時,都必須花費加倍的時間。好的內容分類應該做到三點:第一,使用者容易看到內容的作者是誰,了解他們的專業為何;第二,以員工實際使用的方式組織知識;第三,有空間容納知識量成長,也設定內容的標準形式。

從亞馬遜身上,公司可以學到評估內容的法寶。亞馬遜提供許多資訊,協助使用者評估產品,例如書評、暢銷排行榜等。另外,使用者也可以根據產品的相關性,迅速找到他們可能想購買的其他產品。例如,想買書送人的使用者,可以輸入對方過去曾經買過的書籍,亞馬遜會根據統計資料,提供購買書籍的建議。種種功能都讓使用者從資訊中獲取更多的價值。

套用在公司上,可以幫助員工決定知識的相關性及品質,避免員工搜尋到的是一長串沒組織的文件,需要看過長長的列表,或者一個文件、一個文件閱讀,才能確定是否是他們需要的資訊。

向網路公司看齊,公司網路也可以變聰明。


文章來源:EMBA雜誌第218期(2004年10月出版)


(本文共1013字) 出處:EMBA雜誌218期 2004/10
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