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高效率工作法

用豐田式管理提升效率 EMBA雜誌編輯部

 
告知目的、時時質疑、為文件訂定保存期限……,節省時間,提升效率的方法,都藏在這些小動作裡。快來向豐田管理學習,如何擁有平衡的工作與生活。
 
 
 
總是到了下班時間,工作還沒有做完?經常利用假日時間,趕公司報告?因為忙碌,常常取消和家人朋友的約會?
 
「覺得自己忙到沒有時間的人,其實是怠於自我管理,因為時間是可以創造的。」管理顧問原正彥(原Masahiko)這麼說道。他於一九九六年加入豐田汽車擔任技師。二十三歲那年,他成為豐田維修技術競賽最年輕的冠軍,並多次以「改善」為主題,參加創意工具競賽的全國大賽。
 
身受豐田汽車講究精簡程序、提升效率的影響,原正彥將在豐田汽車養成的高效率原則,運用在日後的工作,並活躍於資訊科技產業。他指出,善用這些方法,能讓企業人士樂在工作與生活。
 
原正彥最近出版了「足以改變人生的豐田高效率工作術」一書,他在書中指出,豐田汽車高效率工作術包含五大關鍵句:
 
1.別忘了原本的目的
 
在日復一日照表操課的行程中,人們很容易拘泥於眼前的事物,而忘了原本的目的。在豐田汽車,幾乎所有主管在交辦工作時,都會說明目的。比如說,其他企業的主管可能會說:「麻煩你整理一下今年的營收數據。」;豐田汽車的主管則會說:「麻煩你整理一下今年的營收數據,之後決定業績目標時會用到。」
即使只是一句簡單的提示,也能大幅減少雙方認知的落差,提升工作成果的品質。這樣一來一往,就能節省相當程度的時間。
 
2.流汗不等於努力
 
「今天也要努力工作」,這句話十分常見,但「努力工作」的定義為何?假設,一名業務員每天為工作奔波忙碌,甚至加班至深夜,卻沒有達到業績目標,這樣他是否算是「努力工作」?絕大多數的企業有「花費時間=工作」的錯誤觀念,認為只要員工為公司投注大量時間,就是努力工作;但豐田汽車卻更重視成果,並要求員工「在不流汗的情況下達到業績目標」。為此,員工得捨棄所有不必要的作業,才能專注於運用有限的時間創造績效。

本文未完,全文請見EMBA雜誌364期

(本文共913字) 出處:EMBA雜誌364期 2016/12
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