搜尋全站 搜尋目錄
  訂閱  取消  

 

如何降低員工離職率
EMBA雜誌編輯部

農曆年後,正是員工流動的高峰。當一名員工遞出辭呈後,公司需要付出的代價究竟有多大?

除了重新招募、訓練員工熟悉公司作業等成本,如果再計算無形的損失(例如,員工來來去去,破壞了公司的士氣及形象),一名員工離職,公司需要付出的代價,可能遠比公司想像大得多。

要減少這種流失人才和錢財的事情發生,公司應該訂有降低員工離職率的策略。美國三位專研人力資源議題的教授,日前在「經營者學會期刊」(Academy of Management Executive)指出,公司在訂定相關策略時,可以依循以下五大步驟:

了解原因是解決問題的第一步。當公司的員工離職率偏高時,公司首先要做的是,系統性收集相關資料,了解公司留不住員工的主因為何。公司可以收集資料的方式,包括員工離職訪談、對離職或現有員工進行問卷調查等。公司一般需要收集的資料有四種:一、離職的是哪一種員工,以及他們離職的原因;二、公司與員工去留相關的政策;三、業界員工的平均離職情況;四、留在公司的員工,他們待在公司的原因。

許多公司將收集資料的重心放在離職員工上,希望能夠改進缺點。事實上,了解員工選擇待在公司的原因,能夠發揮公司現有優點,對公司一樣有幫助。因此,不要忽略了向現有員工收集資料。

調查顯示,八八%的公司依賴員工離職訪談,以了解員工離職的原因。但是不少研究卻指出,員工離職訪談的效果不佳,因為即使公司有誠意想要用心了解,離職員工通常會避免說出離職的真正原因。員工已經要離開公司,談論對公司的不滿之處,對他們而言是弊多於利。許多人會隨便找個理由(例如,家庭或健康的因素),只求離職過程容易一些,因此,員工離職訪談收集的資料常常不夠正確。

要避免這種情況,公司可以委託企管顧問公司,在員工離職一段時間後,再對他們進行追蹤調查。這種方式收集的資料之所以比較正確,是因為離職員工比較可能把離職原因誠實告訴中立的第三者。

有了足夠且正確的資料後,公司需要整理解讀這些資料,界定公司目前面臨的問題。例如,公司發現,某個部門的員工離職率特別高,可能原因是,該部門的主管給予員工的自主性及彈性不足,造成員工對工作不滿。又例如,公司的徵才程序不佳,無法有效篩選不適合公司,或喜歡更換工作的求職者,以致員工待在公司的時間無法長久。

許多公司誤以為,員工的離職率越低越好。事實上,只有當工作表現好的員工留下來時,對公司而言才是好的。績效不好的員工離職,對公司而言反而是正面的。公司在分析員工離職問題時,應該將員工依工作表現分類,重要的不是數字,而是對公司造成的影響。

公司也必須了解,有些員工離職是無法避免的,並非公司的問題。例如,員工因為個人因素,無法再繼續工作。有些員工離職甚至對公司是好的,例如公司可以帶進新血。公司必須看出數字代表的真正意義,決定公司能夠接受的員工離職率。

找出問題後,公司接著要針對各個問題,找出解決的方法,「訓練與發展」(T+D)雜誌日前便報導了一個具體的例子。瑞典的Skandia 金融集團,是全球第十大保險公司,公司對於員工的訓練發展非常重視,包括公司內設有企業大學、補助員工再進修的學費等。這些做法應該會成為公司留住人才的一大優勢,但是意外地,卻成了員工離職的幫兇。許多離職員工表示,為了達到公司要求他們不斷自我充實的目標,他們必須犧牲私人生活,持續邊工作邊進修,壓力讓他們大感吃不消,長久下來只好選擇離開。

公司的美意獲得了相反的效果,後來,公司針對平衡員工的工作、進修和私生活,設定一項新的員工福利。公司為各員工設立一個儲蓄帳戶,員工可以撥取部份薪資存入帳戶中,當員工存錢進帳戶時,公司也會存進相同的金額。

如果員工感到壓力過大,或者有其他需要時,他們可以請假一段時間,但是仍然支領全薪。在員工請假的這段時間,公司會從他的儲蓄帳戶中提錢,外包或聘請臨時員工暫代該員工的職務。如此一來,減少了員工的離職問題。

除了內部的資料,公司也應該從外界收集額外的補充資料。例如,員工離職原因的相關研究、產業留住員工的實際做法等,比較公司與其他公司的情形,以更清楚掌握公司的狀況,幫助公司更能打中問題核心。

研究顯示,男性及女性員工的離職率相差不多,但是離職的原因卻大不相同。例如,女性員工比男性員工更常因為家庭因素、升遷機會不佳、辦公室性騷擾等因素離職。此外,研究顯示,工作表現不好的員工最可能離職。工作表現平平的員工則最不可能離職,表現不好的員工之所以想要更換工作,主因之一是他們的工作績效評估不佳,獲得的加薪幅度較同事小,而且升遷發展機會也較少。

最後,公司需要制定相關的策略。首先要決定策略目標,例如五年內,公司行銷部門的整體離職率減少四%。策略目標可以是針對全公司或者某個部門。所謂的成功策略,是為公司留下公司想留下的員工。

其次要決定實際做法。員工決定去或留,通常有一個以上的原因,而影響員工離職或留職的主因,不一定是同一個原因。例如,一名員工因為其他公司的高薪挖角,因此考慮離職,但是後來該員工決定留職,不是因為公司提高了他的薪資,而是因為他很喜歡公司的同事。

研究顯示,如果現有工作與其他工作機會的條件相差不多,一般人會傾向於留在原公司,選擇待在熟悉的環境,而不是經歷改變。因此,公司想要留住員工,比其他公司想要挖走員工,有著較大的優勢。公司要做的是,為工作增值,讓員工在衡量去留的眾多原因中,整體的吸力能夠大於推力,這樣一來,公司才能成功地留住員工。

文章來源:EMBA雜誌第199期(2003年3月出版)

  更多﹝人力資源﹞的文章
世上沒有女超人(Web Only)(335)
讓員工休該休的假(Web Only)(334)
管理小數字(Web Only)(333)
可以幫我一個忙嗎?(333)
讓多元團隊結出點子果實(333)
 
        
        
 

關於我們訂閱雜誌廣告刊登連絡我們